Condizioni generali del servizio Timecloud

Versione 1.1 — del 14/10/2026 — in vigore dal 14/10/2026

Fornitore: Mind the App S.r.l., sede legale in Via Marche 24, 73046 Matino (LE), partita IVA e codice fiscale 04813770759, iscritta al Registro delle Imprese di Lecce, REA LE-320259, capitale sociale 10.000,00 euro i.v., PEC mindtheappsrl@pec.it, email supporto@mindtheapp.it (di seguito il Fornitore).

---

1. Definizioni

Nel presente documento i termini che seguono hanno il significato qui indicato.

2. Oggetto del contratto

2.1 Il Fornitore concede al Cliente l'accesso al Servizio in modalità software as a service, cioè come applicazione eseguita su infrastruttura del Fornitore e raggiungibile tramite rete. Nessun programma viene cedito o consegnato al Cliente.

2.2 Il Servizio consente, nei limiti del piano sottoscritto, di gestire: presenze e timbrature; fogli ore (timesheet) e loro approvazione; ferie, permessi, malattia e altre assenze; note spese; caricamento e consultazione di buste paga e Certificazioni Uniche; costi orari e reportistica; collegamento con lo Studio di consulenza; registrazione delle timbrature tramite Totem e Badge.

2.3 Le funzioni effettivamente disponibili sono quelle presenti nell'applicazione al momento dell'uso e dipendono dal piano sottoscritto. La documentazione commerciale e le pagine del sito descrivono il Servizio ma non costituiscono impegno a mantenere invariata ogni singola funzione, salvo quanto previsto all'art. 14.

2.4 Il Servizio è uno strumento organizzativo e non un sistema di adempimento di obblighi di legge. In particolare il Servizio non costituisce Libro Unico del Lavoro né alcun altro libro o registro obbligatorio, non svolge elaborazione delle paghe, non effettua conservazione a norma dei documenti informatici ai sensi del Codice dell'amministrazione digitale e delle linee guida AgID, e non sostituisce gli obblighi di tenuta, conservazione e comunicazione che la legge pone a carico del Cliente. Il Cliente resta l'unico responsabile del rispetto di tali obblighi e della conservazione dei documenti presso di sé o presso i propri consulenti.

2.5 Valori calcolati e stime. I valori che il Servizio calcola o deduce — in particolare il costo orario stimato a partire dai dati del cedolino e dai coefficienti di contratto collettivo, le ore proposte dalle timbrature, i saldi di ferie e permessi, le detrazioni della pausa pranzo e i riepiloghi di costo — sono stime di supporto gestionale. Non hanno valore certificativo, non sostituiscono l'elaborazione del consulente del lavoro né le risultanze del cedolino, e devono essere verificati dal Cliente prima di qualunque uso contabile, fiscale o retributivo. Il Fornitore non risponde delle decisioni assunte dal Cliente sulla base di tali valori.

3. Requisiti del Cliente

3.1 Il Servizio è riservato a imprese e professionisti titolari di partita IVA italiana che agiscono nell'esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale.

3.2 Il Servizio non è offerto ai consumatori. Il Cliente dichiara di non agire per scopi estranei all'attività imprenditoriale o professionale esercitata. Di conseguenza non si applicano le disposizioni del Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005) e, in particolare, non spetta il diritto di recesso di quattordici giorni previsto per i contratti a distanza con i consumatori.

3.3 Il Cliente garantisce la veridicità, la completezza e l'aggiornamento dei dati comunicati in fase di registrazione e di acquisto, compresi i dati di fatturazione. Il Fornitore può verificare la partita IVA sui registri pubblici, compreso l'archivio europeo VIES, e conservare l'esito della verifica.

3.4 È ammesso un solo account in Piano Gratis per ciascuna partita IVA e per ciascun indirizzo email di riferimento. La registrazione di account gratuiti ulteriori riferibili alla stessa partita IVA costituisce abuso ai sensi dell'art. 15.

4. Registrazione, account e credenziali

4.1 Il contratto si conclude quando il Cliente completa la registrazione, accetta le presenti Condizioni e approva specificamente le clausole indicate all'art. 27, e il Fornitore conferma l'attivazione dell'account all'indirizzo email indicato.

4.2 Il Cliente indica un referente e almeno un Admin. L'Admin principale è l'unico Utente al quale non può essere revocato l'accesso di amministrazione; la sua sostituzione avviene su richiesta al supporto.

4.3 Le credenziali sono personali e non cedibili. Il Cliente è responsabile della loro custodia, della loro attribuzione a una sola persona fisica per ciascun Utente e di ogni attività compiuta con esse. Il Cliente si impegna a comunicare senza ritardo al Fornitore ogni accesso non autorizzato di cui venga a conoscenza.

4.4 Il Cliente può censire persone con accesso all'applicazione e persone senza accesso, delle quali gestisce i dati senza che queste dispongano di credenziali. Entrambe le categorie sono Persone attive e utilizzano una Licenza.

4.5 I collegamenti di primo accesso e di reimpostazione della password hanno durata limitata e possono essere utilizzati una sola volta. Scaduto o già utilizzato il collegamento, l'Utente richiede un nuovo invio.

4.6 Il Cliente prende atto che il personale del Fornitore, per finalità di assistenza e diagnosi, può accedere al Servizio assumendo l'identità di un Utente del Cliente. In tale modalità l'accesso è in sola lettura: non è possibile inserire, modificare o eliminare dati, effettuare acquisti o pagamenti, né accettare documenti per conto del Cliente; la consultazione dei documenti non ne registra la presa visione da parte dell'Utente. L'accesso avviene secondo le modalità e le garanzie descritte nell'Accordo sul trattamento dei dati.

5. Piani e Prova

5.1 Piano Gratis. Consente l'uso del Servizio senza corrispettivo con un limite di 3 Persone attive complessive, inclusi gli Admin e le persone censite senza accesso. Il Piano Gratis comprende tutte le funzioni del Servizio, comprese le applicazioni per dispositivi mobili e il collegamento con uno Studio di consulenza (art. 18), nonché l'acquisto e l'uso del Totem e dei Badge. Il Totem funziona finché il Cliente paga il relativo Canone servizi annuo, con qualsiasi piano, secondo le Condizioni di vendita dell'hardware. L'assistenza è prestata esclusivamente tramite le guide in linea e la posta elettronica, senza impegno su tempi di risposta.

Il Piano Gratis resta disponibile finché le Persone attive sono 3 o meno e il Cliente non è tenuto all'Abbonamento ai sensi dell'art. 5.6. Il Piano Gratis non è disponibile per il Cliente che ha sottoscritto un Abbonamento, anche se in seguito le Persone attive sono 3 o meno e anche se l'Abbonamento è stato disdetto e non rinnovato (art. 9.4). A tal fine non si considerano l'uso gratuito fino al 31/12/2026 né gli abbonamenti chiusi ai sensi dell'art. 5.5. Il Fornitore può modificarne le condizioni, renderlo oneroso o interromperlo con il preavviso previsto dall'art. 14.2; si applica inoltre l'art. 23.3. Non è una franchigia: le tre persone gratuite non si sottraggono dalle Licenze dell'Abbonamento (art. 6.1).

5.2 Prova. Il Cliente che si registra dal 01/01/2027 dispone di un periodo di prova di 30 giorni, con tutte le funzioni attive e senza limite al numero di Persone attive, senza necessità di indicare un metodo di pagamento. Nella Prova non è possibile acquistare hardware. Alla fine della Prova si applica l'art. 13. Il Fornitore può prorogare la Prova, a propria discrezione e caso per caso. Per i Clienti che si registrano entro il 31/12/2026 non è prevista la Prova: si applica l'art. 5.5.

5.3 Abbonamento. L'Abbonamento è di durata annuale ed è commisurato al numero di Licenze secondo le regole dell'art. 6. Abilita tutte le funzioni del Servizio. Il funzionamento del Totem non dipende dall'Abbonamento ma dal pagamento del Canone servizi (art. 3 delle Condizioni di vendita dell'hardware).

5.4 Durante la Prova il Cliente può sottoscrivere l'Abbonamento: in tal caso il periodo pagato decorre dal termine della Prova.

5.5 Uso gratuito fino al 31/12/2026. I Clienti già registrati e quelli che si registrano entro il 31/12/2026 sono considerati in Abbonamento fino al 31/12/2026: usano tutte le funzioni del Servizio, senza limite al numero di Persone attive e senza alcun corrispettivo per l'Abbonamento. Fino a tale data non si applicano la Prova, i termini di pagamento e la Sospensione di cui all'art. 11. Gli abbonamenti sottoscritti prima del 13/10/2026 con le condizioni precedenti sono chiusi senza ulteriori addebiti né rinnovi e il Cliente passa all'uso gratuito previsto dal presente articolo; il periodo già pagato con tali abbonamenti non si aggiunge all'uso gratuito, non si estende oltre il 31/12/2026 e non dà luogo a rimborsi o crediti automatici, salvo quanto previsto dall'art. 12.3. Gli Abbonamenti acquistati entro il 31/12/2026 decorrono secondo il Regolamento della promozione. Restano ferme le Condizioni di vendita dell'hardware. Dal 01/01/2027 si applicano gli artt. 5.1 e 5.6.

5.6 Abbonamento obbligatorio oltre 3 Persone attive. Dal 01/01/2027 le Persone attive del Cliente sono contate ogni giorno, secondo l'ora italiana. Se sono 4 o più per un giorno intero, il Cliente è tenuto a sottoscrivere l'Abbonamento per tutte le Persone attive, nel rispetto del minimo dell'art. 6.2, e a pagarlo entro 15 giorni (art. 11); in mancanza l'account è sospeso (art. 11.4). L'obbligo non viene meno se in seguito le Persone attive tornano a 3 o meno: il Cliente resta in Abbonamento e non torna al Piano Gratis. Per il Cliente che alla fine dell'uso gratuito (art. 5.5) ha 4 o più Persone attive, l'Abbonamento decorre dal 01/01/2027 e scade il 31/12/2027, anche se è pagato nei 15 giorni successivi.

6. Licenze: regole di conteggio e di addebito

6.1 Ogni Persona attiva utilizza una Licenza. Con l'Abbonamento tutte le Persone attive utilizzano una Licenza a pagamento, comprese le prime tre: il limite del Piano Gratis non si applica come riduzione. Il conteggio comprende gli Admin e le persone censite senza accesso all'applicazione. Gli utenti dello Studio di consulenza non utilizzano Licenze.

6.2 Minimo quattro Licenze. L'Abbonamento non può essere sottoscritto né rinnovato per un numero di Licenze inferiore a 4, anche se le Persone attive sono meno.

6.3 Aggiunta di persone in corso d'anno. Quando il numero di Persone attive supera le Licenze pagate, le Licenze mancanti si aggiungono con pagamento immediato della sola frazione di anno che manca al rinnovo. L'importo è calcolato come: numero di Licenze aggiunte × prezzo annuale per Licenza × giorni residui fino alla scadenza ÷ 365. L'arrotondamento al centesimo di euro si applica all'importo complessivo, non alla singola Licenza. L'applicazione mostra l'importo prima della conferma e l'importo mostrato è quello addebitato. Insieme all'importo l'applicazione indica il nuovo importo del rinnovo successivo, calcolato sulle Licenze risultanti dopo l'aggiunta al prezzo applicabile al Cliente (art. 6.7), salvo variazioni del numero di Persone attive fino alla data del rinnovo. Il pagamento è dovuto entro 15 giorni; in mancanza si applica l'art. 11. Fino al 31/12/2026 le persone aggiunte non comportano addebiti (art. 5.5).

6.4 Un solo addebito al giorno. Le aggiunte confermate nella stessa giornata sono sommate e danno luogo a un solo addebito e a una sola fattura.

6.5 Licenze liberate. La Licenza di una persona cessata o eliminata resta pagata fino alla scadenza del periodo in corso e può essere riutilizzata per un'altra persona senza ulteriore addebito. L'eliminazione di una persona libera la Licenza; la sola cessazione la libera a partire dal giorno successivo alla data di fine rapporto.

6.6 Nessuna riduzione in corso di periodo. Il numero di Licenze pagate non può essere ridotto prima della scadenza e non sono dovuti rimborsi per Licenze non utilizzate.

6.7 Rinnovo. Al rinnovo le Licenze pagate sono pari al maggiore fra 4 e il numero di Persone attive alla data del rinnovo, al prezzo in vigore o al prezzo bloccato da eventuale promozione.

6.8 Esempi.

Esempio A — aggiunta di una persona. Abbonamento di 10 Licenze con scadenza il 31 dicembre, prezzo 29 € per Licenza all'anno. Il 1° novembre il Cliente censisce l'undicesima Persona attiva: restano 61 giorni, l'importo dovuto è 1 × 29 × 61 ÷ 365 = 4,85 € + IVA. Al rinnovo del 1° gennaio si pagano 11 Licenze, se le Persone attive sono 11.

Esempio B — più aggiunte nello stesso giorno. Nello stesso 1° novembre il Cliente censisce tre persone: l'importo è 3 × 29 × 61 ÷ 365 = 14,5397, arrotondato a 14,54 € + IVA, con un unico addebito e un'unica fattura. L'arrotondamento sul totale produce un importo diverso dalla somma di tre importi arrotondati singolarmente (14,55 €): vale il calcolo sul totale.

Esempio C — riutilizzo di una Licenza. Il 15 novembre una delle 11 persone cessa. La Licenza resta pagata fino al 31 dicembre: se entro quella data il Cliente censisce una nuova persona, non è dovuto nulla. Se al 1° gennaio le Persone attive sono 10, il rinnovo è di 10 Licenze.

Esempio D — minimo. Cliente con 3 Persone attive: l'Abbonamento è comunque di 4 Licenze. In alternativa, se non è tenuto all'Abbonamento (art. 5.6) e non ha mai sottoscritto un Abbonamento, il Cliente può restare nel Piano Gratis, che comprende tutte le funzioni (art. 5.1). Se sottoscrive l'Abbonamento, non potrà più tornare al Piano Gratis.

Esempio E — passaggio dal Piano Gratis. Cliente in Piano Gratis con 3 Persone attive che ne censisce altre 7: trascorso un giorno intero con 10 Persone attive, deve sottoscrivere e pagare entro 15 giorni l'Abbonamento per 10 Licenze, pari a 10 × 29 = 290 € + IVA all'anno al prezzo di listino, e non per 7 Licenze.

Esempio F — nessun ritorno al Piano Gratis. Cliente in Abbonamento che riduce le Persone attive a 3: resta in Abbonamento e al rinnovo paga il minimo di 4 Licenze (art. 6.2). Se disdice, alla scadenza non torna al Piano Gratis: si applica l'art. 9.4.

Esempio G — prossimo rinnovo. Nel caso dell'esempio A, insieme ai 4,85 € + IVA l'applicazione indica che il rinnovo del 1° gennaio sarà di 11 × 29 = 319,00 € + IVA, se le Persone attive restano 11.

7. Prezzi

7.1 Il corrispettivo dell'Abbonamento è di 29,00 € per Licenza all'anno, oltre IVA.

7.2 Il listino completo, comprensivo dei prezzi dell'hardware e dei servizi accessori, è pubblicato sul sito timecloud.it e ne costituisce parte integrante. Tutti i prezzi sono indicati al netto dell'IVA e di ogni altra imposta.

7.3 Variazioni di prezzo. Il Fornitore può variare i prezzi con effetto dal rinnovo successivo, comunicandolo al Cliente con un preavviso di almeno 60 giorni rispetto alla data di rinnovo. Entro tale termine il Cliente può disdire l'Abbonamento ai sensi dell'art. 9; in mancanza di disdetta il nuovo prezzo si intende accettato. Le variazioni non si applicano a periodi già pagati.

7.4 Le promozioni sono disciplinate da un proprio regolamento, pubblicato e richiamato al momento dell'adesione. In caso di contrasto, per le sole condizioni economiche prevale il regolamento della promozione.

8. Durata e rinnovo (clausola da approvare specificamente)

8.1 L'Abbonamento ha durata di un anno dalla data di attivazione e si rinnova tacitamente per periodi successivi di pari durata, salvo disdetta ai sensi dell'art. 9.

8.2 Rinnovo automatico. Alla scadenza, se il Cliente non ha disdetto l'Abbonamento, l'importo del rinnovo è addebitato automaticamente sul metodo di pagamento registrato, senza che il Cliente debba compiere alcuna azione. Con il rinnovo automatico attivo il Fornitore non invia avvisi della scadenza né nell'applicazione né per email. Restano soltanto l'avviso di variazione di prezzo di cui all'art. 7.3, l'avviso che il metodo di pagamento registrato scade prima della data di rinnovo e, per il Cliente che paga con addebito diretto SEPA, la preinformativa dell'addebito inviata almeno 14 giorni prima, come previsto dalle regole dell'addebito diretto SEPA. Se l'addebito non va a buon fine si applica l'art. 11.

8.3 L'importo del rinnovo è determinato alla data del rinnovo secondo l'art. 6.7 e comprende i Canoni servizi dei Totem dovuti secondo le Condizioni di vendita dell'hardware. Il Cliente può consultare in ogni momento, nell'area "Gestisci abbonamento", la data del rinnovo e l'importo calcolato sulle Persone attive del giorno.

8.4 Nessun rinnovo anticipato. Durante il periodo annuale l'Abbonamento non può essere rinnovato in anticipo, salvo quanto previsto all'art. 8.5.

8.5 Rinnovo con il rinnovo automatico disattivato. Se il Cliente ha disdetto l'Abbonamento (art. 9), da un mese prima della scadenza l'applicazione mostra agli Admin un avviso e il comando "Rinnova abbonamento" e il Fornitore invia un'email di avviso della scadenza 30 giorni prima, 7 giorni prima e il giorno della scadenza; dal giorno successivo si applicano le email dell'art. 11.3. Il rinnovo così pagato:

• copre un anno dal giorno successivo alla scadenza, mai dalla data del pagamento;
• è commisurato a un numero di Licenze pari al maggiore fra 4 e le Persone attive alla data del pagamento, al prezzo applicabile secondo l'art. 6.7;
• riattiva il rinnovo automatico per i periodi successivi.

Il comando resta disponibile anche nei 15 giorni successivi alla scadenza e durante la sospensione dell'account dovuta alla scadenza non rinnovata (artt. 9.4 e 11), sempre con decorrenza dal giorno successivo alla scadenza. Se il rinnovo è pagato quando l'anno che decorrerebbe dal giorno successivo alla scadenza è già terminato, il nuovo anno decorre dal giorno del pagamento.

9. Disdetta del Cliente

9.1 Il Cliente può disdire l'Abbonamento in qualsiasi momento e senza penalità, dall'area "Gestisci abbonamento" dell'applicazione.

9.2 La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato: fino a quella data il Servizio resta pienamente disponibile e non sono dovuti rimborsi per la parte di periodo non utilizzata.

9.3 La disdetta può essere revocata fino alla data di scadenza, con ripristino del rinnovo automatico. Da un mese prima della scadenza il Cliente può anche pagare il rinnovo con il comando "Rinnova abbonamento" (art. 8.5).

9.4 Alla scadenza senza rinnovo il Cliente non torna al Piano Gratis, qualunque sia il numero di Persone attive (art. 5.1). Si applica l'art. 11 come per un rinnovo non pagato: il Cliente dispone di 15 giorni per rinnovare l'Abbonamento (art. 8.5), poi l'account è sospeso (art. 11.4). I dati sono conservati secondo l'art. 23.3.

10. Pagamenti e fatturazione

10.1 I pagamenti si effettuano con carta di pagamento o con addebito diretto SEPA, attraverso il gestore dei pagamenti indicato nell'applicazione. Il pagamento con bonifico è ammesso soltanto nell'ambito di contratti dedicati concordati per iscritto.

10.2 Il corrispettivo è dovuto anticipatamente per l'intero periodo.

10.3 A fronte di ogni pagamento il Fornitore emette fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio. Una copia di cortesia è inviata all'indirizzo email amministrativo indicato dal Cliente. Se il periodo fatturato attraversa il 31 dicembre, i corrispettivi, compreso il Canone servizi del Totem previsto dalle Condizioni di vendita dell'hardware, sono indicati in fattura su righe distinte per ciascun anno solare.

10.4 Il Cliente fornisce i dati di fatturazione obbligatori: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo della sede, codice destinatario oppure indirizzo PEC, email amministrativa. Il codice destinatario e l'indirizzo PEC non possono mancare entrambi: senza almeno uno dei due l'acquisto non può essere completato.

10.5 Scissione dei pagamenti. Per i soggetti che ne sono destinatari ai sensi dell'art. 17-ter del DPR 633/1972 la fattura è emessa con la dicitura "scissione dei pagamenti" e l'addebito è limitato all'imponibile. Il Cliente è tenuto a comunicare di rientrare in tale regime.

10.6 Esportatori abituali. Il Cliente che si avvale della dichiarazione d'intento comunica protocollo e data della stessa; la fattura è emessa in regime di non imponibilità, con addebito dell'imposta di bollo ove dovuta.

10.7 Il Cliente risponde della correttezza dei dati di fatturazione. Gli oneri derivanti da dati errati o incompleti, compresi quelli per il riemissione di documenti, sono a suo carico.

10.8 Le contestazioni sugli importi fatturati sono proposte entro 30 giorni dalla data della fattura e non sospendono l'obbligo di pagamento delle somme non contestate.

11. Termini di pagamento e sospensione (clausola da approvare specificamente)

11.1 Termine di 15 giorni. Il Cliente deve pagare entro 15 giorni nei casi seguenti; il termine decorre dal giorno successivo all'evento indicato:

• più di 3 Persone attive, dal 01/01/2027: l'Abbonamento per tutte le Persone attive, dal primo giorno intero con 4 o più Persone attive (art. 5.6);
• fine della Prova con più di 3 Persone attive: l'Abbonamento per tutte le Persone attive, dalla fine della Prova (art. 13);
• Persone attive oltre le Licenze pagate durante l'Abbonamento: le Licenze mancanti per la frazione di anno fino alla scadenza, dal giorno in cui le Persone attive superano le Licenze (art. 6.3);
• rinnovo non pagato per qualsiasi motivo, compresi il rifiuto della carta, la mancanza dei dati di fatturazione obbligatori (art. 10.4) e la scadenza dell'Abbonamento disdetto e non rinnovato (art. 9.4): dalla data del rinnovo.

Non sono previsti altri termini né tolleranze. Fino al 31/12/2026 il presente articolo non si applica (art. 5.5).

11.2 Durante i 15 giorni il Servizio resta pienamente attivo. In caso di esito negativo di un pagamento il Fornitore effettua nuovi tentativi automatici di addebito.

11.3 Avvisi. L'applicazione mostra agli Admin un avviso con i giorni che mancano: dieci giorni prima della fine dell'uso gratuito al 31/12/2026 e della fine della Prova; da un mese prima della scadenza dell'Abbonamento disdetto (art. 8.5); dal primo giorno dei 15 giorni, fino al loro termine. Con il rinnovo automatico attivo non sono previsti avvisi della scadenza (art. 8.2). Durante i 15 giorni il Fornitore invia un'email all'Admin il primo giorno, il settimo giorno e il giorno precedente la sospensione. Gli avvisi non sono rivolti agli altri Utenti.

11.4 Sospensione. Decorsi i 15 giorni senza che il pagamento sia andato a buon fine, l'account è sospeso: è bloccato l'accesso di tutti gli Utenti, Admin compresi, al Servizio e alle applicazioni per dispositivi mobili, e il Totem non registra timbrature. L'Admin può accedere soltanto alla pagina di acquisto, per pagare quanto dovuto. La sospensione è sospensione per mancato pagamento ai sensi dell'art. 15.1.

11.5 Riattivazione. Con il pagamento andato a buon fine l'account è riattivato.

11.6 In nessun caso il mancato pagamento comporta la cancellazione dei dati del Cliente, che restano conservati nei termini dell'art. 23.

11.7 Le aggiunte di Licenze già confermate restano efficaci: le persone censite non vengono eliminate e all'importo non pagato si applicano i commi precedenti.

11.8 Sulle somme non pagate alla scadenza decorrono gli interessi di mora nella misura prevista dal D.Lgs. 231/2002.

12. Rimborsi

12.1 Il Cliente non ha diritto a rimborsi per periodi già pagati, per Licenze non utilizzate, per disdetta anticipata o per mancato utilizzo del Servizio, salvo i casi previsti dagli artt. 14.3 e 15.4.

12.2 Il Fornitore può emettere nota di credito a propria discrezione, in particolare per correggere errori di fatturazione o addebiti non dovuti.

12.3 Il Fornitore può inoltre, a propria discrezione, riconoscere rimborsi totali o parziali anche al di fuori dei casi indicati ai commi precedenti. Tali concessioni sono valutate caso per caso, non costituiscono rinuncia a quanto previsto al comma 12.1 e non attribuiscono al Cliente alcun diritto per casi analoghi.

13. Termine della Prova

13.1 Alla scadenza della Prova, se le Persone attive sono 3 o meno, l'account passa automaticamente al Piano Gratis (art. 5.1), salvo che il Cliente abbia sottoscritto l'Abbonamento durante la Prova (art. 5.4); da quel momento si applica l'art. 5.6.

13.2 Se le Persone attive sono più di 3, il Cliente deve sottoscrivere e pagare l'Abbonamento per tutte le Persone attive entro 15 giorni dalla fine della Prova, con il Servizio pienamente attivo. Decorso tale termine senza pagamento l'account è sospeso ai sensi dell'art. 11.4.

13.3 In qualunque momento il Cliente può sottoscrivere l'Abbonamento e, se l'account è sospeso, riattivarlo con il pagamento (art. 11.5). I dati restano conservati e possono essere esportati su richiesta, ai sensi dell'art. 23.

13.4 Il Fornitore invia promemoria durante la Prova e, anche dopo la sua scadenza, comunicazioni relative alla sottoscrizione del Servizio, nei limiti e con le modalità indicate nell'Informativa privacy; ogni comunicazione contiene l'indicazione per opporsi a invii ulteriori.

14. Modifiche del Servizio e del Piano Gratis (clausola da approvare specificamente)

14.1 Il Fornitore può modificare, integrare o sostituire le funzioni del Servizio per ragioni tecniche, di sicurezza o di evoluzione del prodotto, purché non ne risultino compromesse le funzioni essenziali del piano sottoscritto.

14.2 Il Fornitore può modificare, limitare, rendere oneroso o interrompere il Piano Gratis, dandone comunicazione con un preavviso di almeno 60 giorni.

14.3 Il Fornitore può dismettere una funzione non essenziale con un preavviso di almeno 60 giorni. Se la dismissione incide in modo rilevante sull'uso che il Cliente fa del Servizio, il Cliente può disdire l'Abbonamento con effetto dalla data della dismissione; in tal caso gli è restituita la quota di corrispettivo relativa al periodo residuo.

14.4 In tutti i casi previsti dal presente articolo il Cliente può esportare i propri dati nei formati resi disponibili dal Servizio prima dell'entrata in vigore della modifica.

15. Sospensione e recesso del Fornitore (clausola da approvare specificamente)

15.1 Il Fornitore può sospendere immediatamente l'accesso al Servizio, in tutto o in parte, nei seguenti casi: mancato pagamento nei termini dell'art. 11; uso del Servizio in violazione di legge o delle presenti Condizioni; condotte che compromettono la sicurezza, l'integrità o la disponibilità del Servizio o dei dati di altri clienti; richiesta dell'autorità.

15.2 Costituisce abuso e legittima la sospensione, in particolare: la creazione o il mantenimento di più account in Piano Gratis riferibili alla stessa partita IVA; la condivisione di credenziali fra più persone fisiche; l'accesso automatizzato massivo non concordato; i tentativi di aggirare i limiti del piano, compreso il censimento di persone come "senza accesso" al solo fine di non utilizzare Licenze quando queste utilizzano di fatto il Servizio.

15.3 La sospensione è comunicata al Cliente con l'indicazione del motivo e, ove possibile, con l'invito a rimuovere la causa entro un termine ragionevole.

15.4 Il Fornitore può recedere dal contratto, con preavviso di 30 giorni, in caso di persistenza dell'inadempimento dopo la sospensione, oppure, senza preavviso, in caso di uso illecito del Servizio. Il recesso non dà diritto alla restituzione dei corrispettivi già maturati; il Fornitore restituisce la quota relativa al periodo residuo soltanto se il recesso non dipende da inadempimento del Cliente.

15.5 Durante la sospensione i dati del Cliente restano conservati e, a richiesta, esportabili.

16. Livelli di servizio, manutenzione e assistenza

16.1 Disponibilità. Il Fornitore si impegna, con la diligenza professionale richiesta, a mantenere il Servizio disponibile con continuità, salvo le manutenzioni programmate, le cause di forza maggiore di cui all'art. 22 e i malfunzionamenti dipendenti da reti, dispositivi o servizi di terzi non riconducibili al Fornitore. Il Fornitore non garantisce un livello minimo di disponibilità; l'impegno non comporta penali o crediti di servizio, salvo diverso accordo scritto.

16.2 Manutenzioni programmate. Il Fornitore esegue gli interventi programmati, ove possibile, in fasce di minore utilizzo, dandone avviso nell'applicazione o per email con un preavviso ragionevole. Gli interventi urgenti di sicurezza possono essere eseguiti senza preavviso.

16.3 Assistenza. I canali di assistenza sono i seguenti. Il Fornitore prende in carico le richieste nel più breve tempo ragionevolmente possibile, senza tempi di risposta garantiti.

16.4 Backup. Il Fornitore esegue copie di sicurezza dei dati secondo le misure descritte nell'Accordo sul trattamento dei dati. Il backup è finalizzato alla continuità del Servizio e non costituisce servizio di archiviazione o di conservazione a norma per conto del Cliente.

16.5 Il Cliente provvede a proprie spese alla connettività, ai dispositivi e ai browser aggiornati necessari all'uso del Servizio.

17. Obblighi del Cliente in qualità di titolare del trattamento

17.1 In relazione ai dati personali dei propri dipendenti, collaboratori e altri interessati inseriti nel Servizio, il Cliente è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento. Il rapporto è disciplinato dall'Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 del Regolamento UE 2016/679), che costituisce parte integrante delle presenti Condizioni.

17.2 Il Cliente, in particolare, si impegna a: individuare una base giuridica idonea per ciascun trattamento; fornire agli interessati l'informativa prevista dagli artt. 13 e 14 del Regolamento; rispettare il principio di minimizzazione, inserendo nel Servizio soltanto i dati necessari; dare al Fornitore istruzioni lecite.

17.3 Statuto dei lavoratori. Il Cliente prende atto che la rilevazione delle presenze tramite il Servizio — dall'applicazione, dal browser, dal QR code o dal Badge sul Totem — comporta la registrazione di dati relativi all'attività dei lavoratori. È onere esclusivo del Cliente verificare l'applicabilità dell'art. 4 della legge 20 maggio 1970 n. 300 e, ove necessario, acquisire l'accordo con le rappresentanze sindacali o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro, nonché fornire ai lavoratori l'informativa prevista dal comma 3 del medesimo articolo sulle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli. Il Cliente si impegna altresì a rispettare la disciplina sui controlli a distanza, sul divieto di indagini sulle opinioni e sugli accertamenti sanitari.

17.4 Assenza di geolocalizzazione. Il Servizio non rileva né registra la posizione geografica di chi effettua la timbratura, in nessuno dei canali disponibili. Nessun dato di localizzazione è conservato nei dati del Servizio.

17.5 Buste paga e Certificazioni Uniche. Il Cliente è legittimato a caricare nel Servizio le buste paga, le Certificazioni Uniche e gli altri documenti relativi ai propri dipendenti e collaboratori, e garantisce di avere titolo per farlo. Il Cliente prende atto che la pubblicazione di tali documenti nell'area personale dell'interessato tramite il Servizio non equivale, di per sé, all'adempimento degli obblighi di consegna previsti dalla normativa applicabile, che resta a suo carico.

17.6 Dati di terzi. Il Cliente è responsabile dei contenuti e dei dati che inserisce, compresi quelli relativi ai propri clienti e fornitori, e manleva il Fornitore da pretese di terzi derivanti da tali contenuti.

18. Studio di consulenza collegato

18.1 Il Cliente, in qualunque piano, compreso il Piano Gratis, può collegare al proprio account un unico Studio di consulenza alla volta, scegliendolo fra quelli accreditati dal Fornitore. Il collegamento richiede l'iniziativa del Cliente e l'accettazione dello Studio.

18.2 L'accesso dello Studio al Servizio è gratuito e non utilizza Licenze dell'Abbonamento del Cliente.

18.3 Lo Studio tratta i dati del Cliente per conto del Cliente e in forza della nomina conferita dal Cliente stesso. Il Fornitore mette a disposizione uno strumento per la generazione e l'accettazione di tale nomina, ma non è parte del rapporto fra Cliente e Studio e non risponde dell'attività dello Studio, né delle sue omissioni, né dell'uso che lo Studio fa dei dati ai quali accede.

18.4 Il Cliente può revocare l'accesso dello Studio in qualsiasi momento, con effetto immediato. I documenti già caricati dallo Studio restano nella disponibilità del Cliente.

18.5 Il Cliente può consultare il registro delle attività compiute dallo Studio sul proprio account, nei limiti e per il periodo di conservazione indicati nell'applicazione.

18.6 L'accreditamento di uno Studio da parte del Fornitore è una verifica formale dei dati dichiarati e non costituisce attestazione di qualità, di idoneità professionale o di conformità dell'attività dello Studio.

19. Assenza di trattamenti con sistemi di intelligenza artificiale

19.1 Il Fornitore si impegna a non trattare i dati del Cliente con sistemi di intelligenza artificiale, né a utilizzarli per l'addestramento, l'affinamento o la valutazione di modelli, propri o di terzi.

19.2 L'estrazione dei dati dai documenti caricati (buste paga, Certificazioni Uniche) avviene mediante regole deterministiche di lettura del testo, senza ricorso a modelli generativi o a servizi di terzi di analisi automatica dei contenuti.

19.3 Qualora in futuro il Fornitore intendesse introdurre funzioni basate su tali sistemi, ne darà comunicazione preventiva con il preavviso di cui all'art. 25 e l'attivazione sarà in ogni caso subordinata a una scelta espressa del Cliente.

20. Proprietà intellettuale

20.1 Il Servizio, il software che lo compone, la documentazione, le interfacce, i contenuti formativi, le banche dati di supporto (compresi i coefficienti e le tabelle elaborate dal Fornitore), i marchi "Timecloud" e "Mind the App" e ogni altro segno distintivo restano di titolarità esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti.

20.2 Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del contratto, una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile all'atto della cessazione, limitata all'uso del Servizio per le finalità interne del Cliente.

20.3 Il Cliente non può: cedere, locare o dare in uso a terzi l'accesso al Servizio; decompilare, disassemblare o tentare di ricostruire il codice sorgente, se non nei limiti inderogabili di legge; estrarre o riutilizzare sistematicamente le banche dati del Servizio; rimuovere o alterare le indicazioni di titolarità; utilizzare il Servizio per sviluppare un prodotto concorrente.

20.4 I dati inseriti dal Cliente restano del Cliente. Il Fornitore ne acquisisce il solo diritto di trattarli per erogare il Servizio, nei limiti dell'Accordo sul trattamento dei dati.

20.5 Il Fornitore può utilizzare dati aggregati e anonimi, non riconducibili al Cliente né ad alcun interessato, per finalità statistiche e di miglioramento del Servizio.

20.6 Il Fornitore può indicare il Cliente nel proprio elenco di riferimenti commerciali, con il solo nome e il logo, salvo diversa comunicazione del Cliente.

21. Limitazione di responsabilità (clausola da approvare specificamente)

21.1 Il Fornitore risponde dei danni diretti causati da propria colpa nell'erogazione del Servizio, entro un limite complessivo pari ai corrispettivi netti effettivamente percepiti dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento, o nel minor periodo di durata del contratto.

21.2 È esclusa la responsabilità del Fornitore per danni indiretti, compresi mancato guadagno, perdita di clientela, perdita di opportunità, danno reputazionale, pretese di terzi e sanzioni amministrative irrogate al Cliente.

21.3 Le limitazioni di cui ai commi precedenti non si applicano in caso di dolo o colpa grave del Fornitore, di danni alla persona e negli altri casi in cui la legge non ne consente la limitazione.

21.4 Il Fornitore non risponde, in particolare: dell'inesattezza o dell'incompletezza dei dati inseriti dal Cliente o dai suoi Utenti; delle decisioni assunte dal Cliente sulla base dei valori stimati di cui all'art. 2.5; dell'attività dello Studio di consulenza; delle conseguenze della mancata adozione, da parte del Cliente, degli adempimenti di cui all'art. 17; dei malfunzionamenti di reti, dispositivi, sistemi operativi, browser e servizi di terzi; dell'uso del Servizio in modo non conforme alla documentazione; della perdita di dati imputabile a condotte del Cliente o dei suoi Utenti.

21.5 Nel Piano Gratis e durante la Prova, non essendo dovuto alcun corrispettivo, la responsabilità del Fornitore è limitata ai casi di dolo o colpa grave.

21.6 Ogni azione del Cliente nei confronti del Fornitore relativa al Servizio è proposta, a pena di decadenza, entro dodici mesi dal fatto che l'ha originata.

22. Forza maggiore

22.1 Nessuna delle parti risponde dell'inadempimento dovuto a eventi fuori dal proprio controllo ragionevole, fra cui: calamità naturali, incendi, epidemie, provvedimenti dell'autorità, scioperi non riconducibili alla parte, guasti o interruzioni estese di reti pubbliche di comunicazione o di fornitura di energia, indisponibilità prolungata di infrastrutture dei fornitori di servizi cloud, attacchi informatici di gravità tale da non essere fronteggiabili con le misure di sicurezza ragionevolmente esigibili.

22.2 La parte impedita informa l'altra senza ritardo. Se l'impedimento dura oltre 60 giorni consecutivi, ciascuna parte può recedere dal contratto con effetto immediato, senza oneri, salvo il pagamento di quanto maturato.

23. Dati alla cessazione del contratto

23.1 Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, il Cliente dispone di 30 giorni per esportare i propri dati nei formati resi disponibili dal Servizio. Durante tale periodo l'accesso è consentito all'Admin per le sole funzioni di consultazione ed esportazione.

23.2 Decorso tale termine il Fornitore procede alla cancellazione definitiva dei dati del Cliente dai sistemi di produzione, con l'eccezione dei dati che deve conservare per obbligo di legge (in particolare i dati contabili e fiscali, conservati per i termini di legge) e dei dati contenuti nelle copie di sicurezza, cancellati con la naturale rotazione delle stesse.

23.3 Account sospesi, compresi quelli in Prova non convertiti, e account in Piano Gratis inattivi. I dati di un account sospeso ai sensi dell'art. 11.4 e non riattivato, compresi l'account che non sottoscrive l'Abbonamento al termine della Prova e quello con Abbonamento scaduto e non rinnovato (art. 9.4), e quelli di un account in Piano Gratis privo di accessi da 12 mesi, sono conservati per 12 mesi; scaduto tale periodo il Fornitore invia un avviso all'indirizzo del referente e, in assenza di riscontro entro 30 giorni, procede alla cancellazione.

23.4 Su richiesta scritta del Cliente il Fornitore conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.

23.5 Il Cliente è tenuto a esportare e conservare presso di sé, prima della cessazione, i documenti e i dati che è obbligato a conservare per legge. Il Fornitore non assume alcun obbligo di conservazione per conto del Cliente oltre i termini qui indicati.

24. Comunicazioni

24.1 Le comunicazioni del Fornitore al Cliente si effettuano validamente all'indirizzo email del referente indicato nell'account, oppure mediante avviso nell'applicazione. È onere del Cliente mantenere aggiornato tale indirizzo e verificare gli avvisi.

24.2 Le comunicazioni che richiedono forma scritta, comprese le contestazioni e le diffide, si effettuano a mezzo PEC agli indirizzi delle parti.

24.3 Le comunicazioni relative al funzionamento del Servizio, alla sicurezza, alla fatturazione e alle modifiche contrattuali sono inviate indipendentemente dalle scelte espresse dal Cliente in materia di comunicazioni commerciali.

25. Modifiche delle presenti Condizioni (clausola da approvare specificamente)

25.1 Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni, dandone comunicazione al Cliente con un preavviso di almeno 60 giorni rispetto all'entrata in vigore.

25.2 Entro tale termine il Cliente può disdire l'Abbonamento con effetto dalla data di entrata in vigore delle nuove condizioni, senza oneri. L'uso del Servizio successivo a tale data comporta accettazione della nuova versione.

25.3 Le modifiche imposte da norme inderogabili o da provvedimenti dell'autorità possono entrare in vigore immediatamente, con comunicazione contestuale.

25.4 Ogni versione delle presenti Condizioni è identificata da numero e data. Il Fornitore registra, per ciascuna accettazione, l'Utente che l'ha effettuata, la data e l'ora, la versione accettata e l'indirizzo IP di provenienza, e rende disponibile al Cliente lo storico delle versioni accettate.

26. Legge applicabile e foro competente (clausola da approvare specificamente)

26.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.

26.2 Per ogni controversia relativa all'interpretazione, all'esecuzione, alla validità e alla risoluzione del contratto è competente in via esclusiva il Tribunale di Lecce, con esclusione di ogni altro foro concorrente.

26.3 Prima di adire l'autorità giudiziaria le parti si impegnano a tentare una composizione bonaria mediante incontro, anche a distanza, da tenersi entro 30 giorni dalla richiesta della parte interessata. Il mancato esperimento del tentativo non preclude l'azione.

27. Approvazione specifica delle clausole ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Il Cliente dichiara di avere letto e di approvare specificamente, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341, secondo comma, e 1342, secondo comma, del codice civile, le seguenti clausole:

• art. 8 — durata e rinnovo tacito dell'Abbonamento;
• art. 11 — termine di 15 giorni per il pagamento e sospensione totale dell'account in caso di mancato pagamento;
• art. 12 — esclusione dei rimborsi;
• art. 14 — facoltà del Fornitore di modificare il Servizio, di modificare, rendere oneroso o interrompere il Piano Gratis e di dismettere funzioni;
• art. 15 — facoltà di sospensione e di recesso del Fornitore;
• art. 21 — limitazioni ed esclusioni di responsabilità e decadenza annuale dall'azione;
• art. 25 — facoltà di modifica unilaterale delle presenti Condizioni;
• art. 26 — foro competente in via esclusiva.

---

Allegati e documenti richiamati

1. Listino prezzi pubblicato su timecloud.it
2. Condizioni di vendita dell'hardware (Totem, staffe, Badge) e del canone servizi del Totem
3. Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR) ed elenco dei sub-responsabili
4. Informativa privacy
5. Cookie policy
6. Regolamento della promozione in corso, ove applicabile

Storico delle versioni