Condizioni di accesso per gli studi di consulenza

Versione 1.0 — del 10/10/2026 — in vigore dal 13/10/2026

Fornitore: Mind the App S.r.l., partita IVA 04813770759, sede legale in Via Marche 24, 73046 Matino (LE), PEC mindtheappsrl@pec.it.

Le presenti condizioni regolano l'accesso a Timecloud da parte degli studi professionali — consulenti del lavoro, commercialisti e altri professionisti abilitati — che operano per conto delle aziende clienti del Fornitore.

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1. Definizioni

2. Oggetto e gratuità

2.1 Il Fornitore consente allo Studio l'accesso a Timecloud, limitatamente alle Aziende clienti che lo hanno collegato, per: scaricare il report mensile dei dati di presenza e assenza; caricare buste paga, Certificazioni Uniche e altri documenti; consultare i dati di anagrafica essenziale, i saldi di ferie e permessi e le conferme di lettura dei documenti; utilizzare la propria dashboard.

2.2 L'accesso dello Studio è gratuito. Lo Studio non è tenuto ad alcun corrispettivo verso il Fornitore e non utilizza Licenze dell'abbonamento dell'Azienda cliente.

2.3 La gratuità non comporta alcun impegno del Fornitore in ordine a livelli di servizio, tempi di assistenza, disponibilità o conservazione di funzioni. Il Fornitore può modificare, limitare o interrompere l'accesso degli Studi dandone comunicazione con un preavviso di 60 giorni, salvo i casi dell'art. 7.

2.4 L'accesso dello Studio ai dati di un'Azienda cliente è possibile in qualunque piano dell'Azienda, compreso il Piano Gratis. Se l'account dell'Azienda è sospeso per mancato pagamento (art. 11 delle Condizioni generali), lo Studio non accede ai suoi dati fino alla riattivazione; i documenti già caricati restano nella disponibilità dell'Azienda.

3. Iscrizione e accreditamento

3.1 Lo Studio si iscrive su invito di un'Azienda cliente oppure autonomamente dalla pagina pubblica dedicata, indicando: denominazione dello studio, partita IVA, email, telefono, indirizzo, categoria professionale, albo o ordine di appartenenza, provincia e numero di iscrizione. L'indirizzo email è verificato mediante collegamento.

3.2 È ammessa una sola iscrizione per partita IVA.

3.3 Lo Studio garantisce la veridicità dei dati dichiarati e, in particolare, di essere in possesso dei titoli abilitativi necessari all'attività che svolge per le Aziende clienti, e si impegna a comunicare senza ritardo ogni variazione, compresa la cessazione dell'iscrizione all'albo.

3.4 L'iscrizione è efficace solo dopo l'approvazione del Fornitore. Fino all'approvazione lo Studio non accede ai dati di alcuna Azienda cliente. Il Fornitore può: approvare; rifiutare, con motivazione comunicata allo Studio e all'Azienda che lo ha invitato; sospendere e riattivare in qualsiasi momento.

3.5 L'approvazione è una verifica formale dei dati dichiarati. Non costituisce attestazione di qualità, di idoneità professionale, di regolarità dell'iscrizione all'albo né di conformità dell'attività dello Studio, e non comporta alcuna raccomandazione del Fornitore verso le Aziende clienti.

3.6 Il Fornitore può eseguire controlli automatici non bloccanti sulla partita IVA, anche mediante l'archivio europeo VIES, e conservarne l'esito.

3.7 L'elenco degli Studi approvati è consultabile dalle Aziende clienti con i soli dati di denominazione, città e partita IVA, in ordine alfabetico. Non è prevista alcuna forma di posizionamento a pagamento.

4. Collegamento con l'Azienda cliente

4.1 Il Collegamento è disposto dall'Azienda cliente e richiede l'accettazione del Titolare dello Studio. Lo Studio non può attivarlo di propria iniziativa.

4.2 Ogni Azienda cliente può avere un solo Collegamento attivo o in corso alla volta.

4.3 All'accettazione del Collegamento si genera la nomina a responsabile del trattamento che l'Azienda cliente conferisce allo Studio ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679. La nomina è accettata con registrazione di data, ora e utente, ed è scaricabile sia dall'Azienda sia dallo Studio.

4.4 Il rapporto in materia di protezione dei dati intercorre fra l'Azienda cliente e lo Studio. Il Fornitore mette a disposizione lo strumento per la generazione e l'accettazione della nomina ma non è parte di tale rapporto, non ne garantisce l'adeguatezza al caso concreto e non risponde dell'attività dello Studio. Il modello di nomina reso disponibile dal Fornitore è un facsimile: resta onere delle parti verificarne l'idoneità e, se necessario, sostituirlo con un testo proprio.

4.5 L'Azienda cliente può revocare il Collegamento in qualsiasi momento, con effetto immediato. Dalla revoca lo Studio non accede più ad alcun dato dell'Azienda. I documenti già caricati restano nella disponibilità dell'Azienda.

4.6 Gli inviti non accettati scadono dopo 14 giorni.

5. Obblighi dello Studio

5.1 Lo Studio accede ai dati delle Aziende clienti esclusivamente per l'esecuzione dell'incarico ricevuto da ciascuna di esse e nei limiti della nomina conferita.

5.2 Lo Studio si impegna a:

• utilizzare credenziali personali per ciascuna persona fisica, senza condividerle;
• non utilizzare i dati di un'Azienda cliente per finalità proprie, né per finalità riferite ad altre aziende;
• non estrarre, duplicare o conservare i dati oltre quanto necessario all'incarico, e a trattarli secondo le istruzioni dell'Azienda cliente;
• non caricare documenti riferiti a persone che non siano dipendenti o collaboratori dell'Azienda cliente interessata;
• comunicare senza ritardo all'Azienda cliente e al Fornitore ogni accesso non autorizzato di cui venga a conoscenza;
• cessare ogni accesso al venir meno dell'incarico, anche prima della revoca formale del Collegamento.

5.3 Lo Studio risponde verso le proprie Aziende clienti della correttezza e della tempestività della propria attività, compresi il caricamento dei documenti, la verifica dei dati scaricati e l'elaborazione delle paghe. Il Fornitore non assume alcuna responsabilità in ordine a tale attività.

5.4 Lo Studio prende atto che i dati del report mensile sono quelli presenti nel sistema al momento del download, che i fogli ore non approvati sono evidenziati come non consolidati e che i dati possono variare successivamente. È onere dello Studio verificare lo stato di consolidamento prima di utilizzare i dati e tenere conto delle segnalazioni di variazione successiva al download.

5.5 Lo Studio prende atto che i valori calcolati dal servizio — in particolare i costi orari stimati, i saldi di ferie e permessi e i dati estratti dai cedolini — sono stime di supporto gestionale senza valore certificativo, come previsto dall'art. 2.5 delle Condizioni generali.

6. Collaboratori dello Studio

6.1 Il Titolare dello Studio invita i Collaboratori e assegna a ciascuno le Aziende clienti che segue. Il Collaboratore accede esclusivamente alle aziende assegnate; il Titolare accede a tutte.

6.2 I Collaboratori non sono sottoposti all'approvazione del Fornitore: valgono l'approvazione e la responsabilità dello Studio. Il Titolare dello Studio risponde dell'attività dei propri Collaboratori e della correttezza delle assegnazioni.

6.3 La rimozione di un Collaboratore o di un'assegnazione ha effetto immediato.

6.4 Il Titolare dello Studio può trasferire il proprio ruolo a un Collaboratore. La modifica dei dati identificativi dello Studio avviene su richiesta al supporto.

7. Sospensione e cessazione

7.1 Il Fornitore può sospendere immediatamente l'accesso dello Studio, con perdita dell'accesso a tutte le Aziende clienti collegate, nei casi di: violazione delle presenti condizioni; accesso a dati non necessari all'incarico; perdita dei titoli abilitativi dichiarati; segnalazione motivata di un'Azienda cliente; condotte che compromettono la sicurezza del servizio; richiesta dell'autorità.

7.2 La sospensione è comunicata con l'indicazione del motivo. Lo Studio può presentare osservazioni; il Fornitore decide in tempi ragionevoli.

7.3 Lo Studio può cessare l'iscrizione in qualsiasi momento. La cessazione comporta la chiusura di tutti i Collegamenti; i documenti già caricati restano alle Aziende clienti.

7.4 Alla cessazione o alla sospensione il Fornitore conserva i dati dell'account dello Studio e i registri delle attività per i termini indicati all'art. 8.

8. Registro delle attività e trasparenza verso l'Azienda cliente

8.1 Le operazioni compiute dallo Studio su un'Azienda cliente sono registrate: accessi, download dei report con il mese di riferimento, caricamenti ed eliminazioni di documenti, con indicazione della persona dello Studio, della data e dell'ora.

8.2 Il registro è consultabile dall'Azienda cliente nelle proprie impostazioni. Lo Studio ne è informato e vi acconsente.

8.3 Il registro è conservato per 24 mesi.

9. Trattamento dei dati dello Studio

I dati del Titolare dello Studio e dei Collaboratori — dati identificativi, di contatto, di iscrizione all'albo, credenziali, dati di accesso e registri delle attività — sono trattati dal Fornitore in qualità di titolare, per gestire l'accreditamento, consentire l'accesso, garantire la sicurezza e rendere trasparente l'attività verso le Aziende clienti, secondo l'Informativa privacy pubblicata su www.timecloud.it/privacy.

10. Proprietà intellettuale e limitazione di responsabilità

10.1 Si applicano gli artt. 20 e 21 delle Condizioni generali, che si intendono qui integralmente richiamati.

10.2 Essendo l'accesso gratuito, la responsabilità del Fornitore verso lo Studio è limitata ai casi di dolo e colpa grave.

11. Modifiche, legge applicabile e foro

11.1 Il Fornitore può modificare le presenti condizioni con un preavviso di 60 giorni. Lo Studio che non accetti può cessare l'iscrizione.

11.2 Il rapporto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Tribunale di Lecce.

12. Approvazione specifica delle clausole ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Lo Studio dichiara di approvare specificamente: l'art. 2.3 (assenza di livelli di servizio e facoltà di modifica o interruzione); l'art. 3.4 (subordinazione dell'accesso all'approvazione e facoltà di rifiuto e sospensione); l'art. 7.1 (sospensione immediata); l'art. 8.2 (consultazione del registro delle attività da parte dell'Azienda cliente); l'art. 10.2 (limitazione di responsabilità); l'art. 11.2 (foro competente in via esclusiva).

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