Condizioni di vendita dell'hardware Timecloud e del canone servizi del Totem

Versione 1.2 — del 14/10/2026 — in vigore dal 14/10/2026

Venditore: Mind the App S.r.l., sede legale in Via Marche 24, 73046 Matino (LE), partita IVA e codice fiscale 04813770759, REA LE-320259, capitale sociale 10.000,00 euro, PEC mindtheappsrl@pec.it (di seguito il Fornitore).

Le presenti condizioni disciplinano la vendita del Totem di timbratura, delle staffe di ancoraggio, dei Badge NFC, del servizio di configurazione e del canone annuale dei servizi del Totem. Si applicano congiuntamente alle Condizioni generali del servizio Timecloud, delle quali costituiscono allegato. In caso di contrasto, per quanto riguarda l'hardware prevalgono le presenti condizioni.

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1. Definizioni

Valgono le definizioni delle Condizioni generali. Inoltre:

2. Prodotti, servizi e prezzi

2.1 I prezzi, al netto dell'IVA e di ogni altra imposta, sono i seguenti.

2.2 Il listino aggiornato è pubblicato su timecloud.it e prevale in caso di discordanza con il presente articolo, fermo restando che il prezzo applicato è quello in vigore al momento dell'Ordine e resta registrato nell'Ordine stesso.

2.3 Le consegne sono previste nel territorio italiano. Consegne in altri Paesi sono possibili solo previo accordo scritto, con addebito delle relative spese.

3. Acquisto e funzionamento: Canone servizi

3.1 Il Totem e i Badge possono essere acquistati dal Cliente con qualsiasi piano, compreso il Piano Gratis, e durante l'uso gratuito fino al 31/12/2026 (art. 5.5 delle Condizioni generali). L'acquisto può essere contestuale alla sottoscrizione dell'Abbonamento, nello stesso Ordine.

3.2 Durante la Prova (art. 5.2 delle Condizioni generali) il Totem si ordina soltanto insieme alla sottoscrizione dell'Abbonamento. Un Ordine trasmesso in assenza dei requisiti non è accettato.

3.3 Il Totem funziona finché il Cliente paga il relativo Canone servizi (art. 8), con qualsiasi piano, compreso il Piano Gratis. Se il Canone non è pagato alla scadenza, il Cliente ha 15 giorni per pagarlo; trascorso tale termine il Totem non registra più timbrature e non mostra il QR code, mentre il resto del Servizio continua a funzionare. Il Totem non funziona inoltre durante la sospensione dell'account ai sensi dell'art. 11.4 delle Condizioni generali. La proprietà del dispositivo resta del Cliente, ma il software non è utilizzabile senza il Canone pagato; non è previsto alcun uso autonomo del dispositivo e non sono dovuti rimborsi per tale motivo.

4. Ordine, pagamento e consegna

4.1 L'Ordine si trasmette dal checkout del Servizio, contestualmente all'Abbonamento o successivamente. Il Cliente indica il numero di Totem, ciascuno con la relativa Configurazione, i Badge aggiuntivi e l'indirizzo di spedizione, che può essere diverso dall'indirizzo di fatturazione.

4.2 Il contratto di vendita si conclude con la conferma d'ordine inviata dal Fornitore all'indirizzo email del Cliente, successiva all'esito positivo del pagamento.

4.3 Il pagamento è anticipato e integrale. La fattura elettronica è emessa a pagamento avvenuto, con le modalità dell'art. 10 delle Condizioni generali.

4.4 Consegna e passaggio del rischio. I tempi di consegna indicati nel checkout e nella conferma d'ordine sono indicativi e non essenziali ai sensi dell'art. 1457 c.c.; un ritardo non superiore a 30 giorni non legittima la risoluzione dell'Ordine. La merce viaggia con documento di trasporto. Il rischio del perimento e del deterioramento della merce passa al Cliente con la consegna al vettore, ai sensi dell'art. 1510, secondo comma, c.c.

4.5 Alla consegna il Cliente verifica l'integrità dell'imballo e la corrispondenza di quanto ricevuto al documento di trasporto, apponendo riserva sul documento del vettore in caso di anomalie visibili.

4.6 Se la consegna non va a buon fine per cause imputabili al Cliente (indirizzo errato, assenza del destinatario, rifiuto del ritiro), le spese di riconsegna o di giacenza sono a suo carico.

5. Installazione e uso corretto

5.1 L'installazione del Totem è a carico del Cliente, che la esegue direttamente o tramite propri incaricati, secondo le istruzioni fornite.

5.2 Il Cliente garantisce a propria cura e spese i prerequisiti di installazione: un punto di fissaggio idoneo al peso e alle dimensioni del dispositivo, su parete o supporto adeguato; l'alimentazione elettrica; una connessione di rete, cablata oppure Wi-Fi, con accesso a internet e con le regole di rete necessarie al funzionamento del Servizio.

5.3 Il Fornitore non risponde dei danni a persone o cose derivanti da un fissaggio inadeguato, da un'installazione non conforme alle istruzioni, da interventi di terzi sul dispositivo o sul suo supporto, né dei danni all'immobile conseguenti al montaggio o alla rimozione.

5.4 Il Cliente utilizza il Totem secondo la sua destinazione e si astiene da: aperture, manomissioni o riparazioni non autorizzate; installazione di software diverso da quello fornito o disattivazione della modalità kiosk; rimozione o alterazione delle etichette identificative e del numero di serie; uso in ambienti non idonei per temperatura, umidità o esposizione.

5.5 Il Totem è un dispositivo per uso professionale in ambiente interno. Non è destinato a uso in ambienti esterni non protetti né in contesti che richiedono certificazioni specifiche, salvo diversa indicazione scritta.

6. Verifica, vizi e garanzia

6.1 Trattandosi di vendita fra imprese, si applica la disciplina del codice civile. Il Cliente denuncia i vizi entro otto giorni dalla scoperta, a pena di decadenza, ai sensi dell'art. 1495 c.c.; l'azione si prescrive nel termine di un anno dalla consegna.

6.2 I vizi apparenti e le difformità rispetto all'Ordine sono denunciati entro otto giorni dalla consegna.

6.3 La denuncia si effettua per email all'indirizzo di assistenza o a mezzo PEC, con indicazione del numero di serie del dispositivo, della descrizione del difetto e, ove possibile, di documentazione fotografica.

6.4 Garanzia del Fornitore. Per ventiquattro mesi dalla consegna il Fornitore garantisce il Totem e i Badge da difetti di materiale e di fabbricazione. A propria scelta il Fornitore ripara o sostituisce il prodotto difettoso, oppure riduce il prezzo. Resta ferma la garanzia del produttore del dispositivo, quando più ampia; il Fornitore, su richiesta, fornisce al Cliente i riferimenti per avvalersene.

6.5 Esclusioni. La garanzia non copre: danni da caduta, urto, schiacciamento o contatto con liquidi; danni da sovratensione o da impianto elettrico non conforme; usura normale della batteria e dei materiali; danni da installazione non conforme all'art. 5; manomissioni, aperture e riparazioni non autorizzate; furto, smarrimento, incendio, atti vandalici ed eventi atmosferici; malfunzionamenti dovuti alla rete del Cliente; usura e smagnetizzazione dei Badge derivante dall'uso.

6.6 Procedura di assistenza e sostituzione. Ricevuta la denuncia, il Fornitore apre una richiesta di assistenza e indica se l'intervento è eseguibile da remoto o richiede la sostituzione. In caso di sostituzione in garanzia, compresa nel Canone servizi ai sensi dell'art. 8, il Fornitore spedisce un dispositivo sostitutivo, nuovo o ricondizionato di equivalente funzionalità, e le spese di spedizione di andata e di ritorno sono a suo carico. Il Cliente restituisce il dispositivo difettoso entro 15 giorni dalla ricezione del sostitutivo, nell'imballo fornito; in mancanza il Fornitore addebita il prezzo di listino del dispositivo non restituito.

6.7 Se la verifica accerta che il difetto non è coperto dalla garanzia, il Fornitore comunica al Cliente un preventivo di riparazione; in caso di mancata accettazione sono dovuti i soli costi di spedizione e di diagnosi, se preventivamente comunicati.

6.8 I tempi di sostituzione dipendono dalla disponibilità di magazzino e dai tempi del vettore; il Fornitore non assume impegni di ripristino entro un termine determinato, salvo diverso accordo scritto. Il Cliente prende atto che, durante l'indisponibilità del Totem, la registrazione delle timbrature può proseguire tramite gli altri canali abilitati (applicazione mobile e, se attiva, timbratura da computer), e che l'attivazione di tali canali è una sua scelta di configurazione.

7. Funzionamento del Totem: limiti e avvertenze

7.1 Il Totem richiede una connessione a internet per trasmettere le timbrature al Servizio. In assenza di rete il Totem conserva in memoria, in forma protetta, le timbrature eseguite con il Badge e le trasmette automaticamente al ripristino della connettività. Durante l'assenza di rete la timbratura tramite QR code non è disponibile.

7.2 Limiti della memorizzazione senza rete. Il Totem conserva fino a 5.000 timbrature non trasmesse. Le timbrature trasmesse oltre 72 ore dal momento in cui sono state eseguite non sono registrate e sono segnalate all'Admin. Il Totem non conserva timbrature se non ha mai sincronizzato l'ora con il Servizio dall'ultima accensione, né in caso di interruzione dell'alimentazione o di indisponibilità del dispositivo. Il Fornitore non risponde delle timbrature non registrate in tali casi. È onere del Cliente predisporre modalità alternative di rilevazione e di regolarizzazione delle presenze, anche mediante l'inserimento delle ore nel foglio ore secondo le regole del Servizio.

7.3 Il Totem riconosce esclusivamente i Badge censiti nel Servizio e assegnati a un Utente attivo del Cliente. Un Badge non censito, sospeso o appartenente a un altro cliente è rifiutato.

7.4 Il Totem legge i Badge con il lettore integrato nel tablet oppure, nei modelli che non lo prevedono, con un lettore USB fornito dal Fornitore. In assenza di lettore funzionante resta disponibile la timbratura tramite QR code.

7.5 Gestione da remoto. Il Cliente prende atto e accetta che il Fornitore, nell'ambito del Canone servizi, possa operare sul Totem da remoto per: rilevare lo stato di collegamento e i dati tecnici del dispositivo (modello, numero di serie, versione dell'applicazione); aggiornare l'applicazione; eseguire interventi di diagnosi e di ripristino; modificare lo stato operativo del dispositivo. Tali operazioni riguardano il dispositivo e il suo software e non consentono accesso ad altri sistemi o dati del Cliente. Il Fornitore non attiva sul Totem funzioni di ripresa audio o video né di rilevazione della posizione.

7.6 Stati operativi. Il Totem può trovarsi in uno degli stati gestiti dal Fornitore: da configurare, configurato, spedito, operativo, sospeso, ritirato. Lo stato "ritirato" indica soltanto che il Totem non è più utilizzato con il Servizio: non comporta la restituzione del dispositivo, che resta di proprietà del Cliente (art. 9.1). Soltanto lo stato "operativo" abilita la registrazione delle timbrature. Il Fornitore può portare un Totem in stato "sospeso" nei casi di cui all'art. 8.6 e all'art. 15 delle Condizioni generali.

7.7 L'orario registrato è quello del server del Fornitore, non quello del dispositivo.

8. Canone servizi del Totem

8.1 Il Canone servizi comprende, per ciascun Totem:

• la licenza d'uso del software Timecloud Kiosk installato sul dispositivo;
• gli aggiornamenti del software e della configurazione;
• il monitoraggio dello stato del dispositivo e la gestione da remoto di cui all'art. 7.5;
• l'assistenza tecnica relativa al dispositivo;
• la sostituzione in garanzia secondo l'art. 6.6, con spese di spedizione a carico del Fornitore.

8.2 Il Canone non comprende: la sostituzione per danni esclusi dalla garanzia; gli interventi presso la sede del Cliente; la fornitura di Badge sostitutivi oltre quelli compresi; i materiali di consumo; la formazione del personale del Cliente oltre la documentazione fornita.

8.3 Primo periodo gratuito. Il Canone non è dovuto per i dodici mesi successivi alla data dell'Ordine, essendo compreso nel corrispettivo della Configurazione.

Totem ordinati entro il 31/12/2026. Per i Totem ordinati e pagati entro il 31/12/2026, con qualsiasi piano, il Totem, la staffa, i Badge e la Configurazione si pagano subito, nello stesso Ordine; il Canone decorre comunque dal 01/01/2027 ed è gratuito fino al 31/12/2027: il primo anno di Canone compreso nella Configurazione è il 2027, in luogo dei dodici mesi dalla data dell'Ordine. Dal 01/01/2028 il Canone è dovuto secondo l'art. 8.4. Si applica anche il regolamento della promozione di fine anno 2026.

8.4 Modalità di pagamento. Per il Cliente con Abbonamento il Canone si paga insieme al rinnovo dell'Abbonamento, limitatamente alla parte del periodo di rinnovo non coperta dal periodo gratuito, calcolata in proporzione ai giorni. L'importo è compreso nell'importo del rinnovo (art. 8.3 delle Condizioni generali). In fattura il Canone segue l'art. 10.3 delle Condizioni generali: se il periodo attraversa il 31 dicembre, è indicato su righe distinte per ciascun anno solare.

Cliente senza Abbonamento, compreso il Piano Gratis. Il Canone si paga in via anticipata, di anno in anno, con un unico ordine annuale per azienda che comprende tutti i Totem del Cliente:

• 30 giorni prima della fine del periodo coperto, il Fornitore emette l'ordine per un anno, con le scadenze di tutti i Totem allineate alla prima scadenza; per i Totem con un periodo coperto diverso il Canone è calcolato in proporzione ai giorni;
• l'importo è addebitato automaticamente sul metodo di pagamento registrato; in mancanza di un metodo registrato il Fornitore invia all'Admin un'email con il collegamento per il pagamento;
• il Cliente può pagare anche dall'area "Gestisci abbonamento", sezione "Totem e badge", con il comando "Paga il canone";
• se il pagamento non va a buon fine entro la fine del periodo coperto, il Cliente ha 15 giorni dalla scadenza per pagare; in mancanza il Totem è sospeso ai sensi dell'art. 3.3. Con il pagamento il Totem torna operativo.

Passaggio all'Abbonamento. Se il Cliente senza Abbonamento sottoscrive un Abbonamento mentre un Totem è ancora nel periodo coperto, il nuovo Abbonamento comprende subito il Canone del Totem per la parte del periodo dell'Abbonamento non coperta, calcolata in proporzione ai giorni; dai rinnovi successivi il Canone segue il primo comma.

Esempio di passaggio all'Abbonamento. Cliente nel Piano Gratis con un Totem il cui Canone è pagato fino al 30/06/2028. Il 01/03/2028 sottoscrive l'Abbonamento, che va dal 01/03/2028 al 28/02/2029: con l'Abbonamento paga subito il Canone dal 01/07/2028 al 28/02/2029, cioè 100 × 243 ÷ 365 = 66,58 € + IVA.

Esempio. Totem ordinato il 15 marzo 2027, Abbonamento con scadenza il 31 dicembre. Il periodo gratuito copre fino al 14 marzo 2028. Al rinnovo del 1° gennaio 2028 è dovuto il Canone per i giorni dal 15 marzo al 31 dicembre 2028, cioè 100 × 292 ÷ 365 = 80,00 € + IVA. Al rinnovo del 1° gennaio 2029 è dovuto il Canone intero.

Esempio senza Abbonamento. Cliente nel Piano Gratis con un Totem ordinato il 10/11/2026 (Canone gratuito fino al 31/12/2027) e un secondo Totem ordinato il 15/03/2027 (Canone compreso nella Configurazione fino al 14/03/2028). Il 01/12/2027 il Fornitore emette un unico ordine con scadenza allineata al 31/12/2027: Canone del primo Totem dal 01/01/2028 al 31/12/2028, 100,00 €; Canone del secondo Totem dal 15/03/2028 al 31/12/2028, 100 × 292 ÷ 365 = 80,00 €; totale 180,00 € + IVA, addebitato sul metodo di pagamento registrato. Dal 2029 l'ordine annuale comprende entrambi i Totem con scadenza al 31 dicembre.

8.5 Disdetta del Canone. Il Cliente può disdire il Canone di uno o più Totem con effetto dalla scadenza del periodo in corso, comunicandolo con un preavviso di almeno 30 giorni. Dalla data di effetto il Totem corrispondente passa in stato "sospeso" e non registra più timbrature, pur restando di proprietà del Cliente. Non sono dovuti rimborsi per il periodo già pagato.

8.6 Sospensione. Il funzionamento del Totem è sospeso se il Canone non è pagato entro il termine dell'art. 3.3, durante la sospensione dell'account (art. 11.4 delle Condizioni generali) e nei casi di cui all'art. 15 delle Condizioni generali. Durante la sospensione il Canone non è dovuto per i periodi successivi a quello in corso.

8.7 Totem sospeso o ritirato. Per un Totem che si trovi in stato "sospeso" o "ritirato" alla data di rinnovo, il Canone non è dovuto per il periodo successivo.

8.8 Il Fornitore può variare l'importo del Canone con effetto dal rinnovo successivo, con il preavviso e con il diritto di disdetta previsti dall'art. 7.3 delle Condizioni generali.

9. Proprietà

9.1 Il Totem, le staffe e i Badge sono venduti al Cliente, che ne acquista la proprietà con il pagamento integrale del prezzo. Non si tratta di comodato né di noleggio e non è prevista restituzione alla cessazione del contratto, salvo quanto previsto all'art. 6.6 per i dispositivi sostituiti in garanzia.

9.2 Fino al pagamento integrale del prezzo il Fornitore si riserva la proprietà dei beni consegnati ai sensi dell'art. 1523 c.c.

9.3 Il software installato sul Totem resta di proprietà del Fornitore ed è concesso in licenza d'uso, non esclusiva e non trasferibile, per la durata del Canone servizi e subordinatamente al suo pagamento. La vendita del dispositivo non comporta alcuna cessione di diritti sul software.

9.4 Il Cliente che ceda il dispositivo a terzi non trasferisce né la licenza d'uso del software né il Canone servizi, e ne informa preventivamente il Fornitore. Il dispositivo ceduto non è utilizzabile con un account diverso senza una nuova attivazione da parte del Fornitore.

10. Badge: assegnazione e custodia

10.1 Ogni Badge è associato a un codice univoco e può essere assegnato a un solo Utente alla volta; ciascun Utente può avere al massimo un Badge attivo.

10.2 La custodia dei Badge è a carico del Cliente e dei suoi Utenti. Il Cliente informa i propri Utenti che il Badge consente la registrazione della timbratura a proprio nome.

10.3 In caso di smarrimento, furto o smagnetizzazione di un Badge il Cliente ne richiede senza ritardo la sospensione, che il Fornitore esegue nel più breve tempo possibile dalla ricezione della richiesta. Fino alla sospensione il Badge resta utilizzabile e il Fornitore non risponde delle timbrature registrate con esso.

10.4 I Badge sostitutivi sono forniti al prezzo di listino, con le spese di spedizione di cui all'art. 2.1.

10.5 Il codice di attivazione del Totem, comunicato al Cliente o utilizzato dal Fornitore in fase di configurazione, è una credenziale: il Cliente lo custodisce con la diligenza richiesta e non lo comunica a terzi.

11. Smaltimento a fine vita (RAEE)

11.1 Il Totem, il lettore USB e gli altri dispositivi elettronici forniti sono apparecchiature elettriche ed elettroniche professionali ai sensi del D.Lgs. 14 marzo 2014 n. 49.

11.2 I dispositivi a fine vita sono gestiti secondo la disciplina dei RAEE professionali. Su richiesta del Cliente, inviata all'assistenza, il Fornitore indica le modalità di ritiro o di conferimento previste dal produttore dell'apparecchiatura o dal sistema di gestione dei RAEE di riferimento.

11.3 Il Cliente si impegna in ogni caso a non smaltire i dispositivi come rifiuto urbano indifferenziato e a conferirli secondo la normativa applicabile.

11.4 Prima dello smaltimento o della cessione a terzi il Cliente richiede al Fornitore la procedura di azzeramento del dispositivo, oppure la esegue secondo le istruzioni fornite.

12. Resi

12.1 Non è previsto alcun diritto di recesso, trattandosi di vendita fra imprese alla quale non si applica il Codice del consumo.

12.2 Sono ammessi resi soltanto nei casi di: prodotto difettoso ai sensi dell'art. 6; errore di spedizione imputabile al Fornitore; difformità rispetto all'Ordine.

12.3 Il reso è previamente autorizzato dal Fornitore, che fornisce le istruzioni e, nei casi di cui al comma precedente, si fa carico delle spese di spedizione. Il prodotto è restituito completo di accessori e nell'imballo originale o in imballo equivalente idoneo a proteggerlo.

12.4 I Badge personalizzati o già assegnati non sono restituibili, salvo difetto.

13. Limitazione di responsabilità

13.1 Si applicano le limitazioni e le esclusioni di responsabilità previste dall'art. 21 delle Condizioni generali, che si intendono qui integralmente richiamate.

13.2 In relazione all'hardware, la responsabilità del Fornitore è in ogni caso limitata al prezzo pagato per il prodotto oggetto di contestazione, fermo quanto previsto dall'art. 21.3 delle Condizioni generali per i casi di dolo, colpa grave e danni alla persona.

13.3 Il Fornitore non risponde, in particolare: delle timbrature non registrate nei casi indicati all'art. 7.2; delle conseguenze della mancata o tardiva richiesta di sospensione di un Badge (art. 10.3); dei danni derivanti dall'installazione (art. 5.3); delle sanzioni o delle contestazioni in materia di lavoro derivanti dalla mancata adozione, da parte del Cliente, degli adempimenti di cui all'art. 17 delle Condizioni generali, in particolare di quelli previsti dall'art. 4 della legge 300/1970.

14. Rinvio e legge applicabile

14.1 Per quanto non espressamente previsto si applicano le Condizioni generali del servizio Timecloud e, in mancanza, le norme del codice civile in materia di vendita.

14.2 Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Tribunale di Lecce.

15. Approvazione specifica delle clausole ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Il Cliente dichiara di avere letto e di approvare specificamente le seguenti clausole:

• art. 3.3 — cessazione del funzionamento del Totem in caso di mancato pagamento del Canone servizi o di sospensione dell'account, senza rimborso;
• art. 4.4 — termini di consegna non essenziali e passaggio del rischio;
• art. 6.1, 6.2 e 6.5 — termini di decadenza per la denuncia dei vizi ed esclusioni dalla garanzia;
• art. 6.6 — obbligo di restituzione del dispositivo sostituito e addebito in caso di mancata restituzione;
• art. 6.8 — assenza di impegni su tempi di ripristino;
• art. 7.2 — limiti della memorizzazione delle timbrature in assenza di rete ed esclusione di responsabilità per le timbrature non registrate;
• art. 7.5 — facoltà di gestione del dispositivo da remoto;
• art. 8.5, 8.6 e 8.8 — effetti della disdetta del Canone, sospensione e variazione dell'importo;
• art. 10.3 — esclusione di responsabilità per le timbrature effettuate con Badge smarrito e non sospeso;
• art. 12.1 — esclusione del diritto di recesso;
• art. 13 — limitazioni ed esclusioni di responsabilità;
• art. 14.2 — foro competente in via esclusiva.

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Storico delle versioni